Strukturiert arbeiten – so funktionierts!

Viele Arbeitnehmer kennen den Stress, wenn es darum geht Termine und Veranstaltungen zu koordinieren. Machen Sie dann eine Weiterbildung wird, durch die so auf sie zukommenden Aufgabenstellungen, der Stress meist nicht weniger. Es muss gelernt werden, Hausaufgaben müssen erledigt und manchmal auch Gruppenarbeiten und Vorträge geplant werden.

Arbeiten in der Gruppe

Ganz schön stressig, besonders wenn es um das Arbeiten in der Gruppe geht, denn es wird in jeder Gruppe sicherlich einen geben, der die ihm aufgetragenen Arbeiten bis zum Ende hinauszögert und sich kaum meldet. Wiederum gibt es in jedem Projekt auch die Person, die alles übergenau nimmt und bereits am ersten Tag ein Konzept ausgearbeitet hat und dieses unbedingt telefonisch erläutern möchte. Schnell kommt man selbst in solch einen WirrWarr durcheinander. Die Folge: Arbeiten werden vergessen, andere dafür doppelt gemacht – der Überblick geht verloren.

Das zentrale Problem hier ist, das in der Regel die Struktur fehlt. Viele Menschen wissen genau, was Sie am Tag schaffen müssen, denn Sie haben es bereits in Ihrem Kopf abgespeichert. Das ist jedoch eigentlich nicht richtig, denn so nehmen Sie ungelöste Aufgaben mit nach Hause. Sie können, meist ganz unbewusst, nicht abschalten und loslassen und können sich demnach am Wochenende nicht richtig erholen. Zudem haben sie keinen genauen Überblick, was noch zu erledigen ist und welche Aufgabe bereits von der Kollegin übernommen wurde – besonders wenn es heißt im Team zusammenzuarbeiten ist dies ein großer Fehler, der zu Hindernissen führt.

Arbeiten mit Facebook

Viele nutzen zur Aufgabenverwaltung deswegen Soziale Netzwerke. Allen voran Facebook wird auch wenn es um Schule und Arbeit geht oft genutzt, denn dort können Gruppen erstellt werden. Auch wenn das im kleinen Kreis sicherlich funktioniert, ist es doch umständlich, denn es können ausschließlich im Gespräch Aufgaben verteilt oder Due Dates gesetzt werden, was die Gruppe erneut unübersichtlich macht. Ganz abgesehen, von der Ablenkung, die die Zeitfressmaschine Facebook durch den Newsfeed und Co darstellt.

Spezielle Softwares zum Arbeiten

Besser eignen sich deswegen eigens zum Projektmanagement konzipierte Social Collaborationen Plattformen wie Stackfield. In Ihnen können einzelne Projekte angelegt und Teammitglieder dazu eingeladen werden. Diese können dann in besagter Gruppe („Stack“) selbst Dateien hochladen, über den Projektstand diskutieren und Aufgaben verteilen. Wer mehrere Gruppen hat oder sich auch selbst gerne Erinnerungsmeldungen verfasst, der kann problemlos weitere Aufgaben und Stacks anlegen, denn nur wer explizit in einen Stack eingeladen wurde, kann die darin enthaltenen Informationen lesen.

Eine Plattform wie Stackfield hat zudem noch einen weiteren Vorteil gegenüber dem Riesen Facebook: Die Sicherheit. Während Facebook vor allem Daten sammeln und sie gezielt für Werbung einsetzen möchte, ist Stackfield nicht an den Dokumenten und Unterhaltungen seiner Nutzer interessiert. Das Unternehmen arbeitet interessanterweise mit einer End-to-End Verschlüsselung, bei der die Daten direkt am Computer verschlüsselt und auch codiert hochgeladen und abgespeichert werden. So kann niemand, auch nicht das Unternehmen auf die Einträge zugreifen. Als Schüler bzw. Student wird man zwar wahrscheinlich keine hochsensiblen Daten abspeichern, jedoch ist es trotzdem ein beruhigendes Gefühl, dem gläsernen Menschen, zu dem wir uns immer mehr entwickeln, ein wenig zu entkommen.

Informationen und Testberichte zu solchen Tools die die Zusammenarbeit erleichtern gibt es beispielsweise hier.

Die von uns beschriebene Software Stackfield ist ebenfalls im Testbericht dabei und unter www.stackfield.com/de zu finden. Die Basisversion sowie die Variante für Start-Ups sind derzeit kostenlos.